En ces temps de pandémie et de confinement, le marché du travail est en pleine mutation. Le télétravail, la dématérialisation des procédures administratives et les réunions de travail virtuelles sont en train de devenir la norme pour des millions de salariés en Belgique et dans le monde entier. Mais dans les processus de recrutement et d’embauche, qu’en est-il de la signature électronique pour les contrats ? Et quelle est la valeur d’une telle signature sur le plan juridique ? Faisons le point.

Ce que dit la loi

Comme dans de nombreux domaines, la loi européenne et la loi belge n’ont pas toujours été en accord au sujet de la signature électronique des contrats de travail. En théorie, la loi européenne prévaut sur la loi belge. Mais qu’en est-il en pratique ? Que dit l’Union européenne et que dit la Belgique au sujet de la validité des signatures virtuelles ?

La loi européenne. En 2014, face à un besoin grandissant des employeurs de pouvoir recruter à distance, un règlement communautaire a vu le jour afin d’encadrer l’utilisation de la signature électronique dans les différents pays de l’Union européenne. Surnommé « règlement eIDAS », il attribue aux signatures virtuelles la même valeur juridique qu’à leurs équivalents manuscrits, à condition qu’elles soient considérées comme « qualifiées ». Nous reviendrons plus bas sur la définition exacte d’une signature « qualifiée ».

La loi belge. En matière de signature électronique des contrats de travail, la loi belge est relativement opaque et complexe. En effet, ce n’est que depuis 2007 qu’il existe un cadre juridique pour cette pratique. Le texte précise que, pour posséder une véritable valeur juridique, la signature virtuelle figurant sur le contrat doit être identique à celle créée par le signataire pour sa carte d’identité électronique (eID). Malgré tout, le texte de 2007 ne donne pas plus de détails à ce sujet. Il faudra attendre 2016 pour que la loi belge détaille avec précision les modalités d’application des préconisations européennes.

Une harmonisation de la loi européenne et de la loi belge. Depuis 2016, une loi belge accompagne la mise en œuvre du règlement européen, eIDAS, à l’échelle nationale. Elle fait la synthèse entre les dispositions légales nationales préexistantes et les nouveaux apports du droit européen à la réflexion sur la dématérialisation des procédures de recrutement. Il est désormais possible, conformément au droit européen, de signer en Belgique un contrat de travail à distance, avec une signature électronique dite « qualifiée ».

Les différents types de signatures électroniques

Le règlement européen, eIDAS, définit trois types de signatures électronique : la signature « ordinaire », la signature « avancée » et la signature « qualifiée ». La loi belge de 2016 officialise l’utilisation de cette distinction à l’échelle nationale, et confirme que seule la signature dite « qualifiée » peut être assimilée à une signature manuscrite, par exemple dans le cadre de la signature d’un contrat de travail. Mais qu’est-ce qui distingue une signature « ordinaire » d’une signature « avancée » et d’une signature « qualifiée » ?

La signature « ordinaire ». Une signature électronique est considérée par défaut comme « ordinaire », c’est-à-dire sans valeur juridique.

La signature « avancée ». Pour être considérée comme « avancée », la signature virtuelle doit impérativement :

• Avoir été créée grâce à un dispositif informatique sécurisé et dédié à l’émission de signatures électroniques ;
• Etre associée aux données d’état civil de son signataire (c’est-à-dire son nom, son prénom, sa date de naissance, son lieu de naissance et sa nationalité) ;
• Pouvoir être attribuée, sans équivoque, à son signataire ;
• Permettre l’identification facile et rapide de ce dernier.

La signature « avancée » a davantage de valeur juridique que la signature « ordinaire », mais elle ne peut pas être utilisée pour un contrat de travail. La loi européenne et la loi belge ne précisent pas dans quel contexte ce type de signature pourrait être utilisé.

La signature « qualifiée ». Pour être considérée comme « qualifiée », c’est-à-dire ayant une véritable valeur juridique dans le cadre d’un contrat de travail, une signature électronique doit :

• Remplir tous les critères d’une signature « avancée » ;
• Avoir été créée avec un dispositif de création de signature électronique validé par l’Union européenne (voir ci-dessous) ;
• Etre accompagnée d’un « certificat qualifié de signature électronique ».

Une procédure simplifiée pour la signature de vos contrats à distance

Il est tout à fait possible de signer ou de faire signer électroniquement un contrat de travail en Belgique. Toutefois, seule la signature « qualifiée » possède une valeur juridique. Vous souhaitez créer votre signature « qualifiée » ? Rendez-vous sur le site officiel du programme européen CEF. Vous pourrez y consulter, pays par pays, la liste des entités habilitées par l’Union européenne à valider votre signature électronique. Tous les organismes de la liste portant la mention « QCert for ESig » (« Qualified Certificate for Electronic Signature ») sont aptes à vous accompagner dans la création d’une signature « qualifiée ».
Vous avez besoin de vérifier que la signature de votre interlocuteur est « qualifiée » ? Demandez-lui de vous faire parvenir par courriel une copie de son « certificat qualifié de signature électronique ». Ce document, émis par les organismes « QCert for ESig », vous garantit la validité juridique de la signature. Ces démarches administratives ne sont à effectuer qu’une seule fois : une fois une signature créée, elle peut être utilisée autant de fois que nécessaire.

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