Malgré la crise sanitaire qui a bousculé leurs habitudes, les entreprises ont réussi à poursuivre leurs activités tout en s’adaptant à la digitalisation. Comment réussir l’intégration de ces nouvelles recrues avec un système hybride (sur site et en télétravail) ? Et comment vivre sa prise de fonction à distance, de manière efficace et agréable ? Voici les questions auxquelles nous allons répondre dans cet article !

L’onboarding ou comment accueillir un nouveau salarié à distance ?

Anglicisme signifiant intégration, l’onboarding désigne l’accueil et la formation d’un nouveau salarié à son poste de travail et auprès de ses collaborateurs. Imaginé et organisé par les services RH d’une entreprise, l’onboarding est une étape cruciale concluant le processus de recrutement.

Les enjeux de l’onboarding ?

L’arrivée d’un nouveau salarié dans une entreprise mobilise du temps, des moyens humains et matériels importants. Pour le service RH, garantir une intégration réussie de ces nouveaux collaborateurs répond à deux enjeux cruciaux :

• Fidéliser à long terme le nouveau collaborateur, en lui montrant que ses compétences et ses qualités sont nécessaires à l’effort collectif ;
• Former de manière efficiente cette nouvelle recrue pour qu’elle soit opérationnelle rapidement.

En cette période de télétravail généralisé, l’onboarding traditionnel : visite des locaux, présentations des équipes et échanges informels sont impossibles. C’est pourquoi, la majorité des entreprises qui recrutent actuellement a adapté son processus d’intégration.

Quelques conseils pour l’intégration réussie d’un nouveau collaborateur

La responsabilité de l’employeur est d’accueillir et d’intégrer le nouveau salarié à son équipe de travail, afin qu’il soit rapidement et efficacement performant.
Pour un onboarding réussi, voici quelques conseils :

• Anticiper l’arrivée du nouveau collaborateur en préparant tous les documents nécessaires à son intégration (trombinoscope de l’équipe, plan des locaux, rapports d’activités et comptes-rendus, coordonnées des personnes ressources dans l’entreprise, etc.) ;
• Fournir les outils informatiques, l’accès aux données et à la communication d’entreprise (accès partagé aux serveurs, adresse email professionnelle, logiciels spécifiques, etc.) dès la prise de poste ;
• Prévoir dans les agendas partagés des rendez-vous réguliers, des e-café avec la nouvelle recrue et le reste de l’équipe pendant les premières semaines de sa prise de fonction sont une belle manière de commencer à créer une cohésion d’équipe petit à petit.

Un onboarding performant résulte de sa préparation anticipée de la part de l’employeur, de la disponibilité des équipes pendant les premières semaines de prise de fonction et des moyens matériels mis à la disposition du nouveau salarié.

Comment réussir sa prise de fonction en télétravail ?

En tant que nouvel arrivant dans une entreprise, réussir son intégration en télétravail peut se révéler complexe. Cette situation professionnelle inédite peut, selon le tempérament de chacun, représenter un avantage ou au contraire causer des difficultés.

Les avantages et les difficultés d’un onboarding à distance

Le travail à distance modifie les habituels processus d’intégration et ces changements peuvent être avantageux pour le salarié :

• présentation et transmission planifiées et structurées des informations (à l’écrit ou à l’oral en visio-conférence) ;
• parrainage formalisé avec un membre plus expérimenté de l’équipe de travail ;
• temps d’apprentissage et d’appropriation des outils et des tâches à réaliser plus flexibles.

Un onboarding performant pour l’entreprise et surtout agréable pour la nouvelle recrue dépend également des capacités d’adaptation et d’autonomie.

Les difficultés possibles d’un onboarding à distance :

• un accès nul ou partiel aux bases de données, aux logiciels et aux ressources informatiques de l’entreprise ;
• des présentations virtuelles longues et au nombre de participants trop important ;
• peu ou pas de communication informelle possible.

Ces éléments résultent d’un manque de préparation de la part de l’employeur et peuvent être accentués par un tempérament introverti, ou peu à l’aise avec les outils informatiques.

Conseils pour une prise de fonction en télétravail réussie

Lors d’une prise de poste ordinaire, la prise d’initiatives en tant que nouveau collaborateur est vivement encouragée pour anticiper les difficultés d’organisation ou de communication que l’on pourrait rencontrer. Lors d’une intégration à distance, cette prise d’initiative combinée à une capacité d’adaptation, est salutaire pour réussir sa prise de poste.

D’un point de vue pratique, il est conseillé de vérifier, pendant le processus de recrutement les modalités techniques et les moyens matériels mis à disposition avant et pendant la prise de fonction.

Cette situation quelque peu contraignante peut pourtant être source de créativité ! Par exemple, imaginer pour les nouveaux salariés une newsletter hebdomadaire ou quotidienne suggérant différentes tâches à réaliser pour s’approprier les outils de l’entreprise.

Un onboarding à distance performant dépend, comme lors d’une intégration en présentiel, d’une communication formelle et informelle lisible et d’un management de proximité bienveillant et structuré.

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